Logiciel de gestion des immobilisations : ou comment gérer ses ressources matérielles du bout des doigts

Dans le cadre du développement d’une entreprise, le choix des outils qui contribuent à maximiser la performance des activités est une capital. Pour réaliser des économies en termes de temps mais aussi de ressources (matérielles et humaines), l’une des meilleures options à privilégier est d’opter pour un logiciel de gestion des immobilisations.

Ainsi, vous pouvez préserver la santé financière de la société en vous tournant vers ce type de solutions technologiques novatrices. Toutefois, le choix d’un outil adapté à votre structure ne doit jamais se faire au hasard. Si les logiciels gratuits offrent une certaine promesse d’effectivité, rien ne vaut l’efficience d’un outil dûment investi. Dans les prochaines lignes, découvrez les rouages de la gestion du matériel grâce à des systèmes de contrôle de premier ordre.

La gestion du matériel : le pilier d’une entreprise à succès 

L’objectif premier d’un processus de gestion des immobilisations est de veiller à ce que les ressources matérielles de l’entreprise soient disponibles et en assez bon état pour assurer leur fonction sur une longue durée. Mais il ne s’agit pas que d’un simple exercice de routine pour maximiser la rentabilité. La gestion des actifs à travers l’inventaire physique obéit surtout à certaines réglementations fiscales et comptables auxquelles une entreprise doit se conformer (*1). Ces normes varient cependant selon la zone géographique et le secteur d’activité. À ce sujet, une immobilisation peut faire référence à des matériels en tout genre, à des outillages, des véhicules, des meubles, des équipements informatiques ou des installations diverses.

Quel que soit le cas, la gestion des immobilisations d’une entreprise implique :

• L’inscription nominative de chaque actif entrant et l’enregistrement des données y afférent ;
• L’évaluation des performances ;
• La planification et la gestion des maintenances et réparations ;
• L’ajustement de la valeur comptable d’un actif au fil de sa durée de vie ;
• La liquidation des actifs en fin de vie ou obsolètes.

Investir dans un logiciel de gestion des immobilisations : est-ce une bonne idée ?

Afin de garantir un suivi méticuleux au niveau des biens physiques que détient une entreprise, certains dirigeants font déjà appel à des outils intelligents tels qu’un logiciel de gestion des immobilisations. Cette décision est loin d’être anodine. Conscients de l’importance de l’automatisation des procédures de leur gestion patrimoniale sur le plan pratique et économique, ces décisionnaires ont peu à peu abandonné les pratiques manuelles qui sont aussi chronophages qu’archaïques. Les lacunes causées par ces dernières mettent à mal les finances d’une entreprise, car elles sont sujettes à de nombreuses sources d’erreurs.

L’usage d’un logiciel de gestion des immobilisations présente donc de nombreux avantages évidents :

Réduction des marges d’erreurs

Le but premier de passer à la numérisation des données relatives aux actifs est de minimiser, voire éliminer les erreurs induites par le comptage manuel. L’usage d’un logiciel de gestion des immobilisations facilite la réalisation d’un inventaire, car l’outil est doté d’un système de lecture de code-barres qui enregistre instantanément les informations sur un bien.

Un suivi en temps réel

Un logiciel de gestion des immobilisations aide à mieux contrôler l’emplacement précis des ressources physiques de l’entreprise. Pour cela, certaines versions embarquent une fonctionnalité GPS qui examine le mouvement de chaque actif. Cette fonctionnalité est capitale pour la supervision de certains biens matériels qui nécessitent un suivi rapproché (véhicules, outils, biens de grande valeur, …).

Anticipation des pannes imprévues

Le logiciel de gestion des immobilisations accompagne les gestionnaires dans l’élaboration d’un calendrier de planification de la maintenance et des réparations. Cette procédure a pour but d’assurer le bon fonctionnement des ressources matérielles, d’allonger leur durée de vie et surtout, de réduire les temps d’arrêt.

Gain en productivité

L’usage d’un logiciel de gestion d’inventaire réduit considérablement le temps alloué au décompte manuel de chaque actif physique détenu par une entreprise, laissant ainsi plus de temps à des activités plus productives. Cet exercice qui, traditionnellement, devait se faire d’une manière périodique, peut désormais être réalisé à tout moment. Cela allège le nombre d’heures et d’équipes mobilisées, et par la même occasion, minimise les coûts liés aux pertes, aux vols et aux achats inutiles.

Optimisation des ressources :

À partir du moment où les parties prenantes bénéficient d’une vision plus nette de l’état de disponibilité et de fonctionnalité du patrimoine de l’entreprise, la prise de décision devient plus éclairée.

Conclusion : Pourquoi choisir un logiciel de gestion d’inventaire à visée holistique tel que Timly ?

Pour tirer pleinement partie des avantages d’un logiciel de gestion des immobilisations, il est conseillé d’opter pour un outil qui vous permet d’avoir une vision à 360 degrés de vos actifs. Agissant comme un véritable tableau de bord numérique, Timly vous permet de prendre des décisions plus éclairées quant à la manière dont vous pouvez acheter, utiliser et entretenir un bien matériel. Ce n’est donc pas un hasard que ce logiciel de gestion d’inventaire tout-en-un soit le leader dans son domaine.

La solution qu’offre Timly s’adresse à toutes les entreprises de toutes tailles, sans distinction de domaine d’activités. Les entreprises qui ont eu l’opportunité de tester cette solution de gestion intégrale des actifs l’ont approuvé : le siège d’Euromaster en Allemagne ou encore celui de Philips en Autriche, la marque Sodastream, Isar Aerospace, … D’ailleurs, pour avoir un aperçu de ce que vous pouvez gagner en termes de rendement, vous pouvez toujours vous servir du calculateur de ROI du logiciel Timly.

Un logiciel de gestion des immobilisations digne de ce nom possède un panel complet d’options :

• Prise d’inventaire permanente ;
• Assignement des actifs auprès des collaborateurs et auto-inventaire ;
• Suivi GPS ;
• GMAO ;
• Trackers IoT.

Étant fidèle à son statut de logiciel de gestion à visée holistique, l’outil ne se limite pas à la seule gestion des actifs. D’autres fonctionnalités viennent s’y ajouter, touchant en définitive toutes les dimensions de l’entreprise : 

• Gestion des compétences et de la certification des employés pour le service RH ;
• Gestion des stocks pour le suivi des articles et des consommables au niveau des entrepôts ;
• Numérisation et suivi des licences, certificats et garanties informatiques ;
• Analyse des rapports pour les besoins en matière d’audit.

Une application d’inventaire pour un contrôle à portée de main

En plus d’augmenter de manière exponentielle l’efficience d’une entreprise à travers un précieux gain de temps et une minimisation des pertes en matière de coûts, Timly, en tant qu’application de gestion des immobilisations vous aide à mettre à jour les données relatives aux ressources matérielles à tout moment. Le lecteur de codes-barres intégré au logiciel est une ressource précieuse qui ouvre de nombreuses portes à ceux qui y ont accès.

Imaginez que vous devez prendre rapidement une décision quant au sort d’un actif donné. Ni une ni deux, vous dégainez votre application d’inventaire de votre téléphone mobile et accédez en quelques clics aux données relatives à ce matériel. Tout le potentiel de l’automatisation de la gestion des immobilisations réside dans un seul et unique outil, de surcroît, facile à prendre en main grâce à son interface conviviale.