Par GED (Gestion Electronique des Documents), on fait référence au procédé informatique permettant de mettre en œuvre des moyens électroniques assurant la gestion des documents. Il rassemble plusieurs opérations et actions qui combinent parfaitement traitement et exploitation des informations. La GED garantit la gestion des flux des documents, qu’il s’agisse de ceux qui circulent au sein de l’entreprise que des documents entrants et sortants. Notez également que ce procédé informatique désigne les logiciels de gestion de documents qu’on utilise pour gérer électroniquement ses dossiers.

Fonctions des logiciels de la GED

Pour vous permettre de réaliser une bonne GED, des logiciels spécifiques ont été mis au point. Ils donnent la possibilité d’accéder à plusieurs fonctions. Tout commence par l’acquisition, à savoir l’intégration des documents qui existent en les numérisant à partir de scanners. Évidemment, cette fonction concerne aussi l’intégration de documents électroniques existants et l’élaboration de nouveaux documents électroniques.

Dans la définition GED, le classement des documents est un aspect très important. D’ailleurs, une des fonctions des logiciels dédiés à la GED y est consacrée. Le classement des documents est basé sur l’indexation qui vise à décrire le document en tenant compte des métadonnées ou en considérant les contenus. Cela facilite l’exploitation du document en question. Source : définition de la Gestion Electronique des Documents.

Lire à ce sujet : Qu’est-ce que la GED ?

Les logiciels pour GED assurent également la diffusion des documents; ou des informations sous forme électronique. Cela est possible à partir de l’internet ou de l’intranet. Notez que cette fonction embarque aussi le traitement; et la validation des documents qui interviennent après l’analyse du contenu.

En outre, les logiciels GED permettent de faire de l’archivage; une démarche qui consiste à classer les documents dont on n’a plus besoin pour gérer les opérations courantes, mais dont la conservation s’impose. Et c’est l’indexation qui facilite l’accès aux documents archivés.

Ces différentes fonctionnalités des logiciels de GED favorisent la bonne organisation; et la rationalisation de la masse documentaire de l’entreprise. Elles assurent l’automatisation de plusieurs tâches du processus métier. Cela rend plus fiable la gestion des documents et d’informations. Dans le cadre d’un travail collaboratif; la GED permet à chaque utilisateur de gagner du temps et de faire moins d’erreurs et d’omissions.

Avantages de la GED

Les bénéfices découlant de l’utilisation de la GED sont nombreux. Cette démarche assure la disponibilité immédiate des documents. Aussi, elle favorise une réduction des coûts puisque la non-utilisation du papier; de l’encre et de bien d’autres consommables informatiques permet de faire des économies de ressources.

En outre, la GED rend efficace le processus de traitement des documents et facilite la diffusion; le partage de l’information en interne, en plus de permettre de travailler en parallèle sur certaines tâches. Sachez également que la GED assure la confidentialité des données en garantissant un meilleur contrôle de l’accès aux informations. Ce procédé informatique donne aussi de la satisfaction en rendant confidentielles les données; grâce à un excellent contrôle de l’accès aux informations.

Par ailleurs, si vous voulez limiter la perte de données au sein de votre organisation; la mise en place d’un système de GED est vivement recommandée. Vous vous lancerez d’une certaine manière dans une démarche de développement durable puisque vous limiterez la consommation de papier.

Le respect des normes, un point important dans la mise en place d’une GED

La mise en place d’un procédé de GED se fait dans le strict respect des normes. À ce propos, il est avéré que c’est un système qui favorise la maitrise du traitement et de l’exploitation des documents; comme cela est prévu par la norme ISO 9001.

Si le respect des normes vous tient à cœur; n’ayez aucune crainte avec la GED qui s’inscrit pleinement dans les démarches ISO. Pour info, celles-ci accordent de l’importance à la sécurité; la qualité et le respect de l’environnement.