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La gouvernance de l’information : de quoi s’agit-t-elle ?

Le premier objectif de la gouvernance de l’information se situe dans le fait qu’elle aide les entreprises à retrouver la maîtrise de leurs données malgré leurs volumes croissants. En effet, la gouvernance de l’information est une approche globale permettant de gérer le patrimoine informationnel d’une entreprise par la mise en place des processus, des rôles, des outils de contrôle ainsi que des indicateurs pour traiter l’information comme un actif clé d’une entreprise.

Pour tout comprendre, retrouvez dans cet article de quelle information s’agit-elle quand on parle de la gouvernance de l’information ? Quels sont ses avantages ? Quelles réglementations concernent cette gouvernance ?

Définition de la gouvernance de l’information ou GI

La définition de la gouvernance de l’information avec Everteam par Gartner désigne la spécialisation des droits de décision et un cadre de responsabilités, garantissant un comportement adapté concernant l’évaluation, la création, le stockage, l’utilisation, l’archivage ainsi que la suppression des informations. De ce fait, elle implique les processus, les rôles, les politiques, les normes et les processus de mesure qui garantissent l’utilisation efficace de l’information afin de permettre à une entreprise d’atteindre ses objectifs.

 Quand on parle de la gouvernance de l’information, les informations les plus communément concernées sont les archives. En effet, celles-ci comprennent en général les données confidentielles relatives aux salariés, aux clients ainsi qu’à la propriété intellectuelle.

Quels sont les avantages de la GI ?

La gouvernance de l’information procure de nombreux avantages, à savoir :

·         La sécurisation des données

Une technique de gouvernance de l’information efficace permet à une entreprise de créer des règles, des normes, des règlements et des responsabilités qui visent à assurer la sécurité des données.

·         L’optimisation de la productivité :

En facilitant la collaboration à travers le partage d’informations, la GI optimise la productivité au sein d’une entreprise.

·         La réduction des coûts

Une politique de gouvernance d’information précise permet aux entreprises de faire des économies. Cela leur permet également de mieux connaître les données qu’elles stockent, leur support de stockage, ainsi que la durée du stockage. La GI réduit aussi la duplication inutile des efforts.

·         L’accès efficace aux données

La GI permet aux entreprises d’accéder facilement à des données nécessaires et pertinentes, vu que ces dernières sont bien classées, sécurisées et prises en charge par des politiques précises.

·         La gestion des risques

La politique de la gouvernance de l’information qui classifie les données permet aux entreprises d’augmenter le risque en fonction des types de données et de concentrer sur la haute sécurité quand cela est nécessaire.

·         L’efficacité des cycles de vie

La GI supprime les réserves de données. De ce fait, les entreprises peuvent obtenir davantage de valeur à partir de leurs données à chaque étape du cycle de vie.

Quelles sont les législations pour la gouvernance de l’information ?

Dans chaque pays, des réglementations imposent des lois et des mandats stricts concernant le processus de gouvernance de l’information. Cela dû être le fait de l’augmentation des volumes de données des entreprises et l’élargissement permanent de leurs capacités suite à des innovations technologiques.  

De nombreux secteurs font l’objet de réglementations qui exigent la conservation des communications et des archives électroniques pour une période déterminée. En fait, ces réglementations impliquent des directives d’agences gouvernementales comme le département de la justice, l’agence pour la protection de l’environnement, etc.

Voici quelques réglementations que toute entreprise opérant aux Etats-Unis doit savoir :

·         Sarbane-Oxley Act de 2002 (SOX) : cette loi essentielle s’applique à toutes les entreprises publiques. Elle normalise les pratiques de gestion des archives sans exception. En fait, cette loi exige la mise en place des contrôles pour les documents financiers de l’entreprise ainsi que le processus de réduction des risques. Elle réclame également que les documents commerciaux d’une entreprise soient conservés pendant au moins 5 ans.

·         Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) : cette loi réclame que les institutions financières protègent les informations personnelles non-publiques de leurs clients. En outre, elle exige également que les documents financiers doivent être stockés et protégés jusqu’au moment où ils ne seront plus utiles. Après cela, ils doivent être détruits pour assurer que personne ne puisse y avoir accès.

·         Federal Records Act (44 U.S.C. 31) et autres lois : elles exigent que les organismes fédéraux créent des documents, attestant de leurs activités. Ces derniers doivent être classés en toute sécurité et peuvent être récupérés efficacement, et éliminés de façon appropriée.

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