Quelle imprimante choisir pour une PME ?

Vous avez probablement entendu parler de la façon dont les entreprises d’aujourd’hui se dématérialisent. Mais même avec toutes les options de stockage et de partage de documents de haute technologie disponibles, l’employé de bureau moyen imprime environ 34 pages par jour.

Comment choisir une imprimante

Si vous ne savez pas par où commencer votre recherche, voici quelques conseils d’experts pour les entreprises qui cherchent à savoir comment choisir une imprimante.

Estimez votre volume d’impression

Avant d’investir dans une imprimante, il est important d’examiner vos habitudes d’impression actuelles ou ce que vous prévoyez d’imprimer quotidiennement dans votre bureau. Si vous n’avez besoin que de copies papier occasionnelles pour vos dossiers, vos besoins seront très différents de ceux d’une entreprise qui envoie constamment des documents imprimés par publipostage.

Non seulement vous devez examiner le volume réel de documents, mais également la qualité dont vous avez besoin. L’impression en noir et blanc est-elle suffisante ? Avez-vous besoin d’une variété de finitions ? Qu’en est-il de l’impression mobile ? Faites une liste de vos fonctionnalités indispensables et de celles qu’il serait bon d’avoir avant même de commencer votre recherche.

Évitez les modèles les moins chers

Même s’il est toujours agréable d’économiser de l’argent, les achats de matériel pour votre entreprise ne devraient généralement pas tomber dans la catégorie des bonnes affaires. Ces appareils bon marché nécessitent souvent des réparations supplémentaires ou doivent être remplacés rapidement, et ils ne vous offrent pas la qualité que vous pouvez obtenir en payant juste un peu plus.

Calculer tous les coûts

En fait, lors de l’établissement de votre budget, il est important de prendre en compte tous les coûts, pas seulement l’achat initial. Renseignez-vous sur l’encre, le toner, les cartouches Pitney Bowes, les réparations, les besoins en énergie et tout ce qui pourrait avoir un impact sur vos coûts globaux avant de choisir un modèle.

Restez avec les modèles de milieu de gamme, sauf si vous avez des besoins spécifiques

Si vous imprimez un volume élevé de documents ou si vous imprimez régulièrement des supports marketing de haute qualité, vous devrez peut-être investir dans une imprimante de bureau professionnelle à prix élevé. Cependant, de nombreuses petites entreprises d’aujourd’hui impriment avec parcimonie.

Avec un monde de plus en plus sans papier et des tonnes d’options de partage de documents et de stockage dans le cloud disponibles en ligne, vous n’imprimez probablement pas assez pour justifier un investissement énorme. Et de nombreux modèles de milieu de gamme d’aujourd’hui offrent toutes les fonctionnalités dont la plupart des bureaux à domicile ou des petites équipes ont besoin. Cependant, les entreprises qui impriment de gros volumes ou celles qui nécessitent des fonctionnalités spécialisées peuvent avoir besoin d’investir un peu plus.

Obtenez l’avis d’un professionnel

Si parcourir les options et en savoir plus sur les spécifications de l’imprimante ne vous plaît pas, ou si vous êtes submergé par les options et ne savez pas vers qui vous tourner, envisagez d’externaliser cette partie du processus. Une société de conseil en informatique peut vous aider à déterminer les besoins spécifiques de votre entreprise et vous proposer l’imprimante et les autres périphériques matériels et logiciels dont vous avez besoin pour répondre à ces besoins.